Jak vybrat pokladní systém pro malý obchod

Začněte svým provozem

Nejdřív si napište, jak prodáváte. Každý provoz potřebuje něco jiného.

Vyzkoušejte si běžný nákup, ne jen ukázku od prodejce.

Co pokladna doopravdy stojí

Cena v reklamě bývá jen část nákladů. Spočítejte si celý rok.

Cena s DPH, nebo bez DPH

Ceníky pro podnikatele bývají bez DPH. Když nejste plátce DPH, daň si neodečtete a platíte cenu s DPH. Příklad: 199 Kč bez DPH je při sazbě 21 % celkem 240,79 Kč. Ptejte se vždy na konečnou cenu.

Další zařízení

Zjistěte, kolik zařízení je v ceně. Druhá kasa, tablet na příjem zboží a mobil pro brigádníka se můžou platit každý zvlášť.

Hardware

Spočítejte, co už máte a co musíte koupit: počítač nebo tablet, pokladní tiskárnu, čtečku, zásuvku a platební terminál. Zeptejte se, jestli systém funguje s vaším vybavením, nebo jen s tím od prodejce.

Doplňky a poplatky

Docházka, věrnostní program nebo rezervace bývají za příplatek. Zeptejte se také na poplatek z tržeb a z plateb kartou, na smluvní závazek a na cenu za ukončení.

Příklad výpočtu

U SuperKasy je cena 199 Kč měsíčně nebo 2 149 Kč ročně, vždy včetně DPH. Kavárna, která chce navíc Receptury a normy za 79 Kč, platí 278 Kč měsíčně. Hardware si pořizuje sama.

EET 2.0

Evidence tržeb EET 2.0 začíná 1. 1. 2027. Pokladna musí umět poslat tržbu do EET. Hodí se, když vydá účtenku i při výpadku. Zeptejte se na tyto věci:

• Je EET v ceně, nebo je to příplatek?
• Co se stane, když vypadne internet? Pokladna musí tržbu poslat později, zákon dává 48 hodin.
• Pomůže mi někdo s certifikátem z DIS+?
• Upozorní mě pokladna, že certifikát brzy skončí?

Pokladní certifikát si stahujete sami v DIS+. Celý postup je v návodu EET 2.0 krok za krokem. Kdo možná evidovat nemusí, zjistí v článku EET OFF a paušální daň.

Sklad a čtečka

Máte-li hodně zboží s čárovými kódy, vyzkoušejte tyto situace:

• Neznámý kód. Co udělá pokladna, když čtečka přečte zboží, které v ní není? Dobrá pokladna nabídne založení na místě.
• Převod zboží. Jde nahrát seznam ze staré pokladny nebo z Excelu? Musíte tisíce položek psát ručně?
• Příjem a inventura. Jde naskladnit dodávku skenováním?
• Čtečka. Funguje běžná USB čtečka, nebo jen jeden model? Jde na tabletu skenovat fotoaparátem?

Kadeřnice sklad možná řešit nemusí. Sklad je jedna z věcí, kterou si má jít vypnout, aby pokladna zůstala přehledná.

Výpadek internetu

Než se rozhodnete, zjistěte, jak se pokladna chová bez internetu:

• Jde dál prodávat a tisknout účtenky?
• Které platby bez internetu fungují?
• Kde jsou uložená data a jak se po výpadku nahrají?
• Jde pokladnu otevřít i po restartu počítače nebo tabletu?

Pokladna nainstalovaná na počítači v obchodě internet k samotnému prodeji obvykle nepotřebuje. Pokladna v prohlížeči musí mít vyřešený offline režim. U SuperKasy v prohlížeči jde bez internetu platit hotově a kartou, QR platba nejde. Podrobnosti jsou v návodu Pokladna v telefonu a tabletu.

Jazyk a vaše data

Prodavač dělá méně chyb, když má pokladnu ve svém jazyce. Účtenku pro zákazníka přitom chcete mít česky. Zeptejte se, jestli jde jazyk obsluhy nastavit zvlášť. Více je v návodu Pokladna ve vietnamštině.

Ověřte také, jak se dostanete ke svým datům. Jde stáhnout doklady, tržby a zboží do Excelu? Funguje to i po skončení smlouvy? Stáhnete si data, když odejdete k jinému dodavateli?

Půl hodiny zkoušky v obchodě

Ukázka od prodejce nestačí. Během zkoušky zdarma si udělejte tento test přímo u své kasy, nejlépe s prodavačem, který bude pokladnu používat.

1. Naskenujte deset běžných výrobků a založte jeden, který pokladna nezná.
2. Prodejte nákup za hotové a změřte, jak dlouho to trvá.
3. Vytiskněte účtenku a zkontrolujte, co je na ní napsané.
4. Udělejte vratku jedné položky.
5. Vypněte Wi-Fi a zkuste prodat další nákup.
6. Udělejte uzávěrku a porovnejte ji s penězi v zásuvce.
7. Stáhněte si doklady do Excelu a ukažte je účetní.

Když některý krok nepůjde, napište si to a zeptejte se dodavatele. Podle odpovědi poznáte i to, jak funguje jeho podpora.

Kontrolní seznam otázek

Tyto otázky položte každému prodejci. Odpovědi si napište.

1. Kolik zaplatím za rok celkem, včetně DPH?
2. Kolik zařízení je v ceně?
3. Které funkce jsou příplatek?
4. Berete si poplatek z tržeb nebo z plateb kartou?
5. Jak dlouho je zkouška zdarma a musím zadat kartu?
6. Jaká je výpovědní lhůta?
7. Musím koupit váš hardware?
8. Jaká pokladní tiskárna a čtečka fungují?
9. Jak funguje EET 2.0 a kdo mi pomůže s nastavením?
10. Co se stane při výpadku internetu?
11. Jak nahraji své zboží?
12. Jde pokladnu používat v mém jazyce?
13. Jak si stáhnu data, když skončím?
14. Kdo mi pomůže, když pokladna nefunguje a mám plný obchod?

Jak na otázky odpovídá SuperKasa

Celé srovnání tarifů najdete v ceníku.

Zdroje

• Finanční správa: Kdo musí evidovat tržby

Návod je obecná informace, ne právní ani daňová rada. U své konkrétní situace se poraďte s daňovým poradcem nebo finančním úřadem.